Die Lohnabbrechnung wird bei großen Unternehmen von der hausinternen Abteilung bearbeitet. Doch für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung eine stressige Sache. Der Verwaltungsaufwand steigt stetig an. Bei Großunternehmen werden heutzutage ganze Geschäftsprozesse, wie etwa der Kundenservice oder die Buchhaltung, ausgelagert. Weshalb geht der Trend also auch bei Selbstständigen und kleineren Unternehmen dazu, die Lohnbuchhaltung outzusourcen?

Interne oder externe Buchhaltung?

Hauptkriterium beim Outsourcing der Monatsabrechnung ist natürlich die Kosten- und Zeitfrage. Spare ich Geld durch die hauseigene Lohnbuchhaltung? Wieviel Zeitersparnis bringt mir die ausgelagerte Arbeit? Grade für KMUs gibt es viele Vorteile für das Outsourcing der Lohnabrechnung. Es gibt aber einiges zu beachten.

Kosten- und Zeitersparnis

Bei mittelgroßen Unternehmen lassen sich durch das Outsourcen des Lohnhalters Personalkosten sparen. Auch die Kosten für Soft- und Hardware für die Lohnbuchhaltung fallen weg. Nötige Kosten für Weiterbildung und Seminare im Bereich Entgeltabrechnung fallen zusätzlich weg, da Mitarbeiter nicht mehr selber über Vorgänge und Gesetzesänderungen geschult werden müssen.

Einen separaten Mitarbeiter, der sich nur mit der Gehaltsabrechnung beschäftigt, ist bei vielen kleinen Unternehmen nicht üblich. So übernimmt der Chef oder ein Mitarbeiter aus einem anderen Fachbereich häufig die Lohnbuchhaltung. Dadurch leidet natürlich die Effizienz. Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung ermöglicht also eine Fokussierung auf das Kerngeschäft des Unternehmens.

Grade bei der Existenz- und Unternehmensgründung bietet es sich an, die Lohnbuchhaltung von einem externen Dienstleister erledigen zu lassen. So wollen sich Startups und Freiberufler grade am Anfang nicht mit Sozialversicherungsträgern, Krankenkassen oder dem Finanzamt rumschlagen.

Schutz bei Personalausfall und vor rechtlichen Risiken

Grade KMUs trifft Personalausfall stark. Ist der Lohnhalter durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung ausgefallen, kommt es schnell zu Problemen bei der fristgerechten Abgabe der Entgeltabrechnung. Einen weiteren Mitarbeiter auf die Schnelle zu finden, ist auch keine Lösung für viele kleine Unternehmen. Outsourcing schützt also auch vor kurzzeitigen Ausfällen beim Personal.

Bei verspäteten oder falschen Lohnabrechnungen greift die Gewährleistung. So gibt es je nach Vertrag auch unterschiedliche Sanktionen bei Vertragsmängeln.

Wertlegen auf Transparenz und Professionalität

Falls sich ein Unternehmen für ein externes Team bei der Lohnabrechnung entscheidet, sollten einige Dinge beim äußeren Lohnhalter beachtet werden:

·         Festkosten pro Mitarbeiter und pro Mitarbeiter empfehlenswert

·         Aktueller Wissensstand über Gesetzesänderungen in der Lohnbuchhaltung

·         Haftungsregelung: Kompromiss zwischen Unternehmen und Dienstleister finden

·         Versicherungssituation des Buchhaltungsdienstleisters beachten

·         Arbeit nach Datenschutzrichtlinien wie etwa dem Sicherheitszertifikat des Bundesdatenschutzgesetzes oder der Zertifizierung ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards)

Outsourcing lohnt bei dem richtigen Partner

Grundsätzlich bietet das Outsourcing der Lohnbuchhaltung bei kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile. Die Buchhaltung ist für das Outsourcing deshalb so gut geeignet, da sie ein relativ isolierter Bereich im Unternehmen ist und sich nicht mit anderen Unternehmensprozessen schneidet. Nachteile lassen sich durch die gründliche Auswahl eines Outsourcing-Partners vermeiden.

Für kleine und mittelgroße Unternehmen lässt sich durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung viel Aufwand, Kosten und Zeit sparen. Auch Existenzgründer oder Freiberufler können sich so vollständig auf ihr Kerngeschäft fokussieren.